Grundsätzlich sind personenbezogene Daten von Bewerbern zu löschen, sobald der Zweck ihrer Erhebung erreicht ist. Wird ein Bewerber abgewiesen, ist das sofort. Dies ergibt sich aus § 26 Abs. 1 BDSG (Das deutsche Bundesdatenschutzgesetz).

Jedoch kann es sein, dass Bewerber Klagen wegen Benachteiligung nach dem deutschen Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) einreichen, wofür die Bewerbungsdaten nötig sind. Die Aufsichtsbehörden akzeptieren es daher im Ergebnis, wenn die Daten erst sechs Monate nach Ablehnung der Bewerbung gelöscht oder zurückgegeben werden.

Ist die Bewerbung erfolgreich, darf die Bewerbung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert werden.

Lehnt das Unternehmen den Bewerber zwar ab, möchte die Bewerberdaten aber in einen Bewerber-Pool aufnehmen, ist dafür die freiwillige Einwilligung des Bewerbers erforderlich. Diese ist nur wirksam, wenn das Unternehmen über seine Identität, die Datenarten und den Zweck der Verarbeitung informiert. Außerdem muss darüber informiert werden, dass die Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann. Die Einwilligung muss aktiv erteilt werden und die Entgegennahme der Bewerbung darf nicht an sie gekoppelt sein.

Falls Sie eine nichteuropäische Software zur Verarbeitung von Bewerberdaten verwenden, KI verwenden oder nichteuropäische Videokonferenzsysteme verwenden, denken Sie daran dies vor dem Einsatz datenschutzrechtlich zu prüfen.

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